Tablas Maestras en Kapture.io
Centraliza usuarios y artículos en una única fuente de información para todo tu QMS.
¿Qué son las Tablas Maestras en Kapture.io?
Las Tablas Maestras son el módulo destinado a organizar la información base que utiliza Kapture.io. Actualmente, esta funcionalidad permite gestionar dos tipos de información clave: usuarios y artículos.
Desde esta sección, el cliente puede cargar y mantener datos que después se reutilizan en diferentes formularios, programas y procesos del sistema. Así, si una referencia ya fue registrada en la tabla maestra de artículos, podrá utilizarse más adelante al crear una pauta de control o al configurar procesos relacionados con esa referencia.
El objetivo es disponer de una única fuente de información normalizada, actualizada y reutilizable. Esto evita duplicidades, reduce errores manuales y facilita que los distintos módulos trabajen con los mismos datos de referencia.
Una sola fuente de información para todo el sistema
En un QMS, la calidad de los datos es tan importante como la ejecución de los controles. Si una misma referencia, usuario o artículo se registra de distintas formas, los reportes pierden fiabilidad, los dashboards pueden mostrar información fragmentada y la trazabilidad se vuelve más difícil de sostener.
Con Tablas Maestras, Kapture.io ayuda a mantener una estructura común para toda la plataforma. Los datos se crean una vez, se normalizan y se reutilizan en los módulos que los necesitan. Esto permite que la información fluya de manera más ordenada entre procesos y que los equipos trabajen con registros consistentes.
- Evita capturas repetidas en distintos módulos.
- Reduce duplicidades e inconsistencias en los datos.
- Mejora la calidad de la información usada en formularios y reportes.
- Facilita la explotación de datos en dashboards e informes.
- Aporta más orden en la administración del QMS.
Cuando los datos maestros están bien estructurados, todo el sistema trabaja con mayor consistencia.
Tabla Maestra de Artículos
La tabla maestra de artículos permite centralizar la información de referencia asociada a los artículos utilizados dentro de Kapture.io. Desde esta sección, el cliente puede registrar, consultar y mantener datos clave como referencia, nombre, descripción, categoría, familia, subfamilia, proveedor, cliente, proyecto, precio o ciclo.
Esta información puede utilizarse después en otros procesos del QMS, evitando que el usuario tenga que introducir los mismos datos de forma repetida en distintos formularios o módulos. Así, todos los equipos trabajan con una única referencia válida, actualizada y reutilizable.
Además, la tabla maestra de artículos contempla la posibilidad de realizar cargas masivas desde Excel, lo que permite incorporar múltiples artículos de una sola vez sin necesidad de crear los registros manualmente uno por uno.
Beneficios clave
- Centraliza artículos y referencias en un único punto.
- Facilita la reutilización de información en procesos de calidad.
- Reduce errores derivados de capturas manuales repetidas.
- Mejora la consistencia de los datos usados en pautas, formularios y reportes.
- Permite mantener una base de artículos más ordenada y escalable.
Tabla Maestra de Usuarios
La tabla maestra de usuarios permite centralizar la información funcional de las personas registradas dentro de Kapture.io. Desde esta sección, el cliente puede consultar y mantener datos relevantes de cada usuario, facilitando la administración y el control dentro de la plataforma.
Esta tabla reúne información como usuario, nombre, apellidos, nombre completo, email, organización, ubicación, departamento, sección, idioma, estado, activación, privilegio y otros datos necesarios para gestionar el acceso y la operación dentro del QMS.
Al centralizar esta información, Kapture.io evita que los usuarios tengan que gestionarse de forma aislada en cada módulo. Una vez registrados, pueden quedar disponibles para procesos como Pautas de Control, Auditorías, No Conformidades u otras funcionalidades donde sea necesario asignar responsables, validar acciones o consultar información asociada a un usuario.
Beneficios clave
- Centraliza la información funcional de los usuarios.
- Facilita la administración y mantenimiento de datos personales y operativos.
- Ayuda a controlar estados, activación y privilegios dentro de la plataforma.
- Reduce inconsistencias al trabajar con una única base de usuarios.
- Mejora el orden en la asignación de responsables y seguimiento de acciones.
Histórico y control de cambios
En Kapture.io, los registros de Tablas Maestras pueden incorporar una vista de histórico que permite consultar cambios realizados y documentar el motivo de una edición.
Esto es especialmente útil cuando se modifican datos sensibles o información que ya está siendo utilizada en otros procesos del QMS. Registrar el motivo de un cambio ayuda a mantener contexto, facilita la revisión interna y aporta más claridad sobre la evolución de los datos maestros.
Cuando una referencia, artículo o usuario cambia sin control, pueden generarse inconsistencias en formularios, reportes o procesos ya configurados. Con un histórico de cambios, el equipo puede entender qué se modificó, por qué se hizo y cómo evoluciona la información dentro del sistema.
- Permite documentar el motivo de los cambios.
- Facilita el seguimiento de modificaciones en registros maestros.
- Aporta más control sobre información utilizada por varios módulos.
- Ayuda a mantener una base de datos más ordenada y confiable.
- Reduce el riesgo de cambios sin contexto o sin justificación.
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