Introducción
La gestión de las no conformidades se consolida como uno de los grandes pilares básicos de las organizaciones para combatir la pérdida de eficiencia productiva ya que nos permite monitorizar, detectar, reaccionar, analizar y prevenir a tiempo todos aquellas desviaciones inesperadas de nuestro proceso productivo. Gracias a la gestión de las no conformidades, podemos mantener altos estándares de calidad. Además, las organizaciones pueden adoptar enfoques preventivos, lo que no solo evita futuros fallos, sino que también fomenta una cultura de mejora continua en toda la empresa.
¿Qué es la gestión de las no conformidades?
Pero ¿qué dice la normativa ISO 9000:2015 sobre lo qué es una no conformidad? Una no conformidad es sencillamente el incumplimiento de un requisito que el sistema de gestión de calidad de una determinada organización ha determinado previamente. Esto puede incluir defectos en productos, errores en procesos, incumplimiento de estándares de calidad, reclamaciones de clientes insatisfechos, entre otros.
Tipos de no conformidades
Cada no conformidad debe ser registrada y documentada de manera adecuada donde se ha producido. Esto implica recopilar información detallada sobre la no conformidad, como su ubicación, fecha, descripción, quién la detectó y cualquier información relacionada. Para ello, se deberá tener en cuenta la tipología de las no conformidades según su origen o su importancia relativa. Además, es importante disponer de la mayor cantidad de información disponible.
- No conformidades según su origen
Las no conformidades se pueden dividir según el origen. Siguiendo esta premisa, pueden tener un origen externo o interno. Cuando el origen es externo estaríamos hablando del incumplimiento de una certificación o regulación ajena a la organización como la propia normativa ISO o los requerimientos del cliente.
En cambio, cuando el origen es interno, estas no conformidades están asociadas al incumplimiento de los procedimientos o requerimientos de la propia organización.
- No conformidades según su gravedad
Las no conformidades también pueden ser generalmente de dos tipos según su gravedad: una no conformidad menor (Minor NC) o una no conformidad mayor (Major NC).
Por un lado, las Minor NC no suponen un impacto significativo en el sistema de gestión de calidad de la organización.
Las Major NC, sin embargo, están relacionadas con problemas de considerable importancia que afectan a la calidad, seguridad o eficiencia de un producto, servicio o proceso en su totalidad. Estas no conformidades suelen estar relacionadas con aspectos críticos, como fallas de seguridad, incumplimiento de especificaciones clave, defectos en el producto final, problemas de control de procesos o problemas sistémicos que ponen en riesgo la integridad del sistema de gestión de calidad.
Las Major NC también pueden también derivar de una Minor NC que no ha sido resuelta en un margen de tiempo prestablecido o de varias Minor NC que están relacionadas con el mismo proceso.
- Flujo de funcionamiento de las no conformidades
Cuando se determina la presencia de una no conformidad menor (Minor NC), se permite una cierta concesión que se registra y se documenta adecuadamente. El propósito principal de registrar las no conformidades menores (Minor NC) es llevar un registro y mantener un historial de los problemas que se han identificado, lo que puede ser útil para el seguimiento y la mejora continua del sistema de gestión de calidad.
Por otro lado, cuando una no conformidad se clasifica como no conformidad mayor (Major NC), es fundamental realizar una evaluación detallada de la gravedad y el impacto de la no conformidad. De esta forma, se comprende la magnitud del problema y se pretende evitar consecuencias graves, como pérdida de clientes, incumplimiento de normativas, daño a la reputación de la empresa o incluso riesgos para la salud y seguridad. Para ello, se priorizarán las correcciones y las acciones correctivas que se deben tomar para abordar eficazmente la no conformidad y evitar futuros problemas similares.
Tipos de acciones
Las correcciones son la primera respuesta que una empresa da ante una no conformidad. Estas correcciones pueden ocurrir antes, durante o después de que se haya detectado la no conformidad. Su objetivo principal es abordar el problema inmediato y eliminar la no conformidad en sí misma. No requieren una revisión exhaustiva ni un análisis detallado de la causa raíz. Las correcciones pueden ser medidas temporales o soluciones rápidas para resolver el problema de manera inmediata y evitar que se agrave. No todas las no conformidades requerirán correcciones, ya que algunas pueden ser de baja importancia o no tener un impacto significativo en la calidad del producto o servicio.
En contraposición, las acciones correctivas representan una respuesta planificada y de largo plazo ante una no conformidad. Estas acciones se llevan a cabo después de una revisión y análisis detallado de la no conformidad para identificar su causa raíz. El objetivo principal de las acciones correctivas no es solo eliminar la no conformidad en sí, sino también abordar y eliminar la causa subyacente. Esto significa que se toman medidas para prevenir que la no conformidad vuelva a ocurrir en el futuro. Las acciones correctivas tienen un enfoque preventivo y están diseñadas para mejorar los procesos y sistemas, lo que contribuye a la mejora continua de la calidad.
Métodos para analizar las causas de las no conformidades
Si se pretende detectar y analizar la causa raíz de una no conformidad, existen diversas metodologías que resultan muy útiles. Una de estas metodologías es el diagrama de Ishikawa, también conocido como diagrama de espina de pescado o diagrama de causa-efecto. Esta herramienta gráfica permite identificar y visualizar todas las posibles causas que podrían haber contribuido a la no conformidad, ayudando a comprender de manera más completa el problema.
Otra metodología útil es la técnica de los 5 Whys o Cinco Por Qués. En este análisis, se realiza una serie de preguntas “¿Por qué?” de manera iterativa para profundizar en las causas subyacentes de la no conformidad. Esta técnica promueve un enfoque más profundo y sistemático para descubrir las razones detrás del problema.
El Análisis 8D es un proceso estructurado que consta de ocho pasos para abordar y resolver problemas de calidad. Este método incluye la formación de un equipo, la descripción del problema, la implementación de las correcciones y las acciones correctivas pertinentes, así como la verificación de su eficacia.
Cada una de estas metodologías puede ser útil en diferentes situaciones y contextos, y la elección de la más adecuada dependerá de la naturaleza y la complejidad de la no conformidad en cuestión.
¿Por qué Kapture.io es la mejor solución para gestionar las no conformidades?
En última instancia, cabe destacar que la gestión de no conformidades se simplifica notablemente mediante la implementación de un QMS (Quality Management System), tal como lo propone la normativa ISO 9001. Estos sistemas agilizan y mejoran significativamente la gestión de no conformidades al automatizar la captura de incidencias, rastrear su progreso, asignar responsabilidades, generar informes y proporcionar un seguimiento eficiente de las correcciones y las acciones correctivas. Además, facilita la documentación y la recopilación de datos, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones informadas para prevenir futuras no conformidades y mejorar continuamente su sistema de gestión de calidad.
Dentro de este contexto, un sistema QMS como Kapture.io se postula como una herramienta idónea para simplificar y optimizar la gestión de las no conformidades al proporcionar funcionalidades intuitivas para registrar, monitorizar y analizar a fondo las causas subyacentes, además de generar informes detallados. Esto resulta fundamental para que las organizaciones cumplan con los estándares de calidad, mantengan la satisfacción de sus clientes y continúen mejorando sus operaciones de manera constante. Por lo tanto, Kapture.io se convierte en un recurso valioso para cualquier empresa que tenga un fuerte compromiso con la calidad y la eficiencia en sus procesos.