Muchas pymes tienen pequeñas necesidades de digitalización que llevan meses pendientes porque nunca encuentran el momento o los recursos para abordarlas. Al mismo tiempo, existen personas jóvenes que necesitan una primera oportunidad para aplicar sus conocimientos y empezar a construir experiencia profesional.
Como hemos visto en los artículos anteriores, conectar ambas situaciones puede generar valor. Pero para llevar esta idea a la práctica aparece una pregunta mucho más concreta:
¿Qué tipo de proyecto puede plantear una pyme a alguien que todavía tiene poca experiencia?
La respuesta no tiene por qué ser un proyecto crítico ni una transformación completa de la empresa. De hecho, puede ser mucho más útil empezar por un proceso pequeño que actualmente se gestiona en papel, Excel o de manera poco estructurada, digitalizarlo y comprobar rápidamente el resultado.
Con una herramienta como Kapture.io QMS, una persona que se incorpora a la empresa puede aprender a configurar y poner en marcha este tipo de proyectos mientras trabaja sobre una necesidad real de la organización.
1. Convertir una hoja de control de Excel en una pauta digital
Probablemente muchas pymes industriales tengan algún control de calidad que todavía se registra sobre papel o en una hoja de Excel.
Puede ser, por ejemplo, el control de inicio de una máquina, la revisión de una pieza después de una operación de montaje, una comprobación visual del producto o la medición periódica de determinadas características.
Un primer proyecto muy concreto sería escoger una única hoja de control que la empresa ya utilice y convertirla en una pauta digital dentro de Kapture.io.
La persona participante tendría que entender qué se comprueba actualmente, qué datos se registran y qué resultado se espera. Después podría trasladar ese control a Kapture.io, creando los diferentes checks, incorporando instrucciones o imágenes y definiendo campos obligatorios o límites cuando sea necesario. Kapture.io permite ejecutar estas pautas desde ordenador, tablet o móvil y registrar mediciones, evidencias y resultados de manera trazable. También puede generar avisos cuando determinados valores quedan fuera de las especificaciones establecidas.
El proyecto podría terminar con algo muy sencillo: una pauta de control real funcionando y varias ejecuciones realizadas con ella en planta.
Para la pyme supone digitalizar un proceso que ya existía sin abordar un proyecto tecnológico complejo. Para la persona que se incorpora significa aprender cómo funciona un proceso industrial, cómo se transforma una necesidad en un formulario digital y cómo se recogen datos reales de calidad.
2. Pasar una auditoría sencilla del Excel al móvil
Muchas empresas realizan pequeñas auditorías internas utilizando hojas de cálculo, documentos impresos o checklists.
Una auditoría 5S de una zona de trabajo, una revisión periódica de un puesto, una comprobación de orden y limpieza o una pequeña auditoría de proceso pueden convertirse en otro proyecto perfectamente acotado.
La persona participante podría partir del checklist que la empresa utiliza actualmente y convertirlo en una auditoría dentro de Kapture.io. El objetivo sería configurar las preguntas y criterios de evaluación, realizar una primera auditoría desde un móvil o una tablet y registrar las evidencias necesarias, como fotografías o documentos.
Kapture.io permite crear checklists personalizados, ejecutar las auditorías desde diferentes dispositivos, adjuntar evidencias, hacer seguimiento de acciones y generar posteriormente el informe de la auditoría. La plataforma contempla además auditorías internas, de proceso, de producto, de proveedores o auditorías 5S, entre otras.
El resultado del proyecto sería muy visible: una auditoría que antes se hacía en papel o Excel pasa a realizarse digitalmente y deja un informe y unas evidencias centralizadas.
3. Digitalizar el registro de una incidencia que se repite
Otra posibilidad es empezar por un problema muy concreto que la empresa ya conozca. Por ejemplo: errores de etiquetado, piezas con defectos visuales, embalajes incorrectos, material recibido fuera de especificación o una determinada incidencia que producción comunica periódicamente al responsable de calidad.
El proyecto podría consistir en estudiar cómo se registra actualmente una sola tipología de incidencia y trasladar ese flujo a Kapture.io.
La persona participante podría definir qué información es importante recoger: producto o referencia afectada, lote, tipo de defecto, fotografía, gravedad, fecha o responsable. Después podría configurar el registro correspondiente y probarlo con varios casos.
Kapture.io permite registrar defectos y evidencias desde los formularios de inspección, clasificarlos y conectarlos posteriormente con la gestión de no conformidades y acciones asociadas. No sería necesario pedir a una persona recién incorporada que diseñe todo el sistema de gestión de no conformidades de la empresa. El alcance puede ser mucho menor: conseguir que un problema concreto deje de comunicarse mediante un correo, una fotografía por separado o una anotación en Excel y pase a quedar registrado y trazable en Kapture.io.
Para la empresa supone disponer de mejor información sobre un problema recurrente. Para la persona participante significa entrar en contacto con situaciones reales de calidad y entender cómo una incidencia pasa de ser simplemente detectada a quedar registrada y gestionada.
4. Digitalizar la recepción de un material concreto
La recepción de materiales es otro proceso que permite empezar por algo pequeño. Una pyme puede escoger una materia prima, componente o familia de productos que reciba habitualmente de uno o varios proveedores.
El proyecto consistiría en analizar qué comprobaciones se realizan cuando llega ese material y crear en Kapture.io un control digital de recepción únicamente para esa referencia o familia.
Por ejemplo, se podría registrar el proveedor y lote recibido, comprobar determinadas dimensiones, verificar visualmente el estado del material, confirmar documentación o embalaje y adjuntar fotografías cuando exista alguna desviación.
Kapture.io permite configurar controles de recepción según proveedores, familias o referencias, ejecutarlos desde diferentes dispositivos y analizar posteriormente los datos recogidos, incluyendo comparaciones y seguimiento de proveedores. Una vez configurado, la persona participante podría acompañar varias recepciones reales para comprobar que el formulario funciona y realizar los ajustes necesarios.
De nuevo, el objetivo no sería digitalizar toda la cadena de suministro. Sería conseguir un resultado mucho más manejable: que la próxima recepción de un determinado material ya pueda registrarse de forma digital y trazable.
5. Crear el inventario digital de los instrumentos de medición de una zona
En una empresa industrial también es habitual encontrar calibres, micrómetros, equipos de medición, útiles u otros instrumentos cuya información está distribuida entre hojas de cálculo, certificados y carpetas.
En este caso, el proyecto podría limitarse inicialmente a los instrumentos de una máquina, una línea o una pequeña zona de producción.
La persona participante podría localizar esos equipos junto al responsable correspondiente, recopilar la información básica de cada uno e incorporarla al módulo de recursos de Kapture.io.
Para cada instrumento se pueden registrar datos como su identificación, características, ubicación, estado o información relativa a calibraciones, además de asociar certificados y documentación. Kapture.io permite también realizar seguimiento de las fechas de calibración y configurar avisos relacionados con sus vencimientos.
El resultado podría ser, por ejemplo, tener los diez o veinte instrumentos utilizados en una determinada zona correctamente identificados y centralizados en Kapture.io, con sus certificados y próximas fechas de calibración.
Es una tarea suficientemente concreta para que pueda abordarla alguien que todavía está aprendiendo y, al mismo tiempo, deja a la empresa un resultado que seguirá utilizando después de finalizar el proyecto.
Empezar por algo pequeño facilita que funcione
Los cinco ejemplos tienen algo importante en común: no son ejercicios teóricos.
Al finalizar cada uno debería quedar algo funcionando dentro de la empresa: una pauta que puede ejecutar un operario, una auditoría que ya puede hacerse desde un móvil, una incidencia que queda registrada de forma estructurada, una recepción digitalizada o un grupo de instrumentos correctamente gestionado.
Eso hace que sean especialmente adecuados como primera experiencia profesional. La persona que se incorpora no necesita conocer desde el primer día todo el sistema de calidad de la compañía. Puede empezar entendiendo un proceso muy pequeño, formarse en la herramienta, configurarlo con el acompañamiento de alguien de la empresa, probarlo y dejarlo operativo.
Kapture Academy, por ejemplo, dispone de formación específica sobre creación de pautas y entrada de datos, organización y explotación de la información y módulos dedicados a auditorías, incidencias y gestión de recursos.
Para la pyme, la ventaja también es clara: no necesita empezar digitalizando toda su gestión de calidad. Puede escoger algo que hoy todavía funciona con una hoja de papel o Excel y comprobar qué ocurre cuando ese pequeño proceso empieza a generar información digital, estructurada y trazable.
La primera colaboración no tiene que resolver el mayor problema de la empresa. Puede empezar simplemente con un Excel que deje de ser un Excel y se convierta en un proceso que ya funciona en planta.
Y ese pequeño proyecto puede ser, al mismo tiempo, el primer paso de digitalización para la empresa y la primera experiencia profesional real para alguien que acaba de empezar.
Contenido escrito por:
Jordi Blanco Corrales, Cofundador y Product Manager de Kapture.io QMS
Con más de 20 años de experiencia en el ámbito de la calidad industrial, Jordi Blanco ha acompañado la evolución de un sector marcado por la mejora continua, la digitalización y unas exigencias cada vez mayores. Su visión combina conocimiento operativo, comprensión del mercado y tecnología para ayudar a las organizaciones a tomar mejores decisiones y reforzar su competitividad.
