Cuando hablamos de preparar 2027, es fácil pensar en presupuestos, objetivos comerciales, nuevas inversiones o proyectos que comenzarán después de las vacaciones de Navidad. En calidad ocurre algo parecido: aparecen ideas como digitalizar procesos, mejorar la trazabilidad, reducir tareas manuales o disponer de más información para tomar decisiones.
El problema es que enero llega rápido. Y cuando llega, muchas de esas ideas siguen siendo exactamente eso: ideas. Sabemos que hay procesos que podrían funcionar mejor, sabemos que determinadas tareas consumen demasiado tiempo y probablemente tenemos algún Excel que nadie quiere tocar demasiado porque solo una persona entiende realmente cómo funciona. Pero entre producción, auditorías, incidencias y el trabajo cotidiano, las mejoras importantes pueden pasar meses esperando su momento.
Por eso quizá la pregunta para estos últimos meses del año no debería ser “¿Qué vamos a implantar en 2027?”, sino una anterior:
¿Qué queremos estar haciendo mejor cuando llegue 2027?
Esperar a enero también es una decisión
No hace falta convertir septiembre en enero ni comenzar ahora todos los proyectos previstos para el próximo año. De hecho, probablemente sería un error. Lo que sí podemos hacer es aprovechar estos meses para mirar con cierta distancia cómo estamos trabajando.
Porque los problemas de calidad no siempre aparecen como grandes problemas. Muchas veces llegan disfrazados de pequeñas tareas que hemos terminado aceptando como normales: descargar información para preparar un informe, buscar la última versión de un documento, copiar datos de un registro a otro, perseguir por correo el estado de una incidencia o preguntar a alguien dónde se encuentra determinada información.
Nada de esto parece especialmente grave por separado. La producción continúa, las auditorías se preparan y el trabajo termina saliendo. Precisamente por eso resulta tan fácil convivir con estas ineficiencias durante años. El problema aparece cuando sumamos todas ellas.
¿Cuántas horas dedica el equipo a recopilar información que ya existe? ¿Cuánto tarda en conocerse una desviación desde que ocurre hasta que llega a la persona que debe actuar? ¿Cuántos procesos dependen todavía de que alguien recuerde enviar un correo, actualizar una hoja o avisar al siguiente responsable? Si queremos mejorar algo en 2027, ahora es un buen momento para empezar por ahí. No buscando todavía una solución, sino entendiendo mejor el problema.
¿Qué procesos de calidad están frenando hoy a tu equipo?
Hay una diferencia importante entre un proceso que funciona y un proceso que funciona bien. Un control puede llevar años realizándose en papel y cumplir perfectamente su función. Una hoja de Excel puede contener toda la información necesaria para gestionar determinados indicadores. Incluso una cadena de correos puede servir para comunicar una incidencia y conseguir que finalmente se resuelva. La pregunta es cuánto esfuerzo necesitamos para que todo eso funcione.
Pensemos, por ejemplo, en un control realizado en planta. El operario completa el registro, alguien recopila posteriormente esa información y, cuando llega el momento de analizarla, otra persona la introduce o consolida en un documento diferente. El dato existe desde el primer momento, pero la organización tarda horas, días o incluso semanas en convertirlo en información realmente utilizable.
Algo parecido ocurre con la documentación. El problema no siempre es que falten procedimientos, instrucciones o registros. A veces ocurre justamente lo contrario: existen tantos archivos, versiones y ubicaciones que saber cuál es el documento correcto se convierte en parte del trabajo.
Y después está la trazabilidad. Mientras todo funciona correctamente, reconstruir la historia de un proceso puede parecer poco importante. La dificultad aparece cuando surge una desviación y necesitamos responder preguntas concretas: qué ocurrió, cuándo, en qué lote, bajo qué condiciones, quién realizó el control y qué acciones se tomaron después. En ese momento descubrimos si realmente tenemos información o simplemente tenemos datos repartidos en muchos lugares.
Este tipo de situaciones son interesantes porque permiten detectar dónde existe una oportunidad real de mejora. No porque utilizar Excel, papel o correo electrónico sea necesariamente incorrecto, sino porque llega un punto en el que mantener determinados procesos de esa manera cuesta más de lo que parece.
No todo necesita digitalizarse al mismo tiempo
Cuando una empresa empieza a detectar estas situaciones puede aparecer el impulso contrario. Querer solucionarlo todo. Gestión documental, auditorías, controles, no conformidades, acciones correctivas, indicadores, instrumentos de medición, trazabilidad… La lista puede crecer muy rápido. Pero digitalizar diez procesos mal definidos no necesariamente nos acerca más a una operación digital.
En muchos casos, un mejor comienzo consiste en localizar un proceso concreto donde el esfuerzo sea claramente desproporcionado respecto al resultado. Algo que ocurre con frecuencia, consume tiempo, genera errores o dificulta obtener información cuando se necesita.
Puede ser un checklist que todavía circula en papel. Puede ser una familia de documentos difícil de controlar. Puede ser la gestión de una no conformidad que obliga a enviar varios correos antes de cerrarla. O puede ser un indicador que necesita varias horas de Excel cada final de mes para poder analizarse.
Entonces la conversación cambia. Ya no estamos hablando de “digitalizar la calidad”, una expresión suficientemente amplia como para significar casi cualquier cosa. Estamos hablando de resolver un problema concreto. Y eso permite empezar pequeño sin pensar pequeño.
Si conseguimos mejorar un proceso, podemos medir qué ha cambiado, comprobar cómo responde el equipo y descubrir qué necesitaríamos hacer diferente antes de abordar el siguiente. Una primera mejora bien ejecutada puede aportar mucho más aprendizaje que intentar transformar de golpe todo el sistema de gestión.
De “queremos digitalizar” a un proyecto que realmente pueda ejecutarse
Hay objetivos que suenan bien en una reunión, pero que son difíciles de llevar a una planta. “Queremos mejorar la trazabilidad.”, “Tenemos que reducir el papel.”, “Necesitamos digitalizar calidad.”.
Probablemente todos estemos de acuerdo. El problema llega cuando alguien pregunta ¿Qué hacemos el lunes?
Ahí es donde una intención necesita convertirse en proyecto. Si el problema está en las no conformidades, quizá el objetivo no sea simplemente “digitalizarlas”, sino conseguir que una desviación llegue automáticamente al responsable adecuado, pueda seguirse su estado y quede registrada la evidencia de las acciones realizadas.
Si el problema está en los controles de planta, el objetivo podría ser que los resultados se registren directamente donde se generan y puedan consultarse sin esperar a que alguien consolide posteriormente los datos.
Y si el problema es documental, quizá lo importante no sea “subir los documentos a la nube”, sino conseguir que las personas sepan cuál es la versión vigente y que los cambios queden correctamente controlados. La diferencia parece pequeña, pero cambia completamente el proyecto.
Cuando sabemos qué queremos mejorar podemos decidir después si necesitamos cambiar un procedimiento, reorganizar responsabilidades, formar al equipo o incorporar tecnología. Si empezamos por la herramienta, corremos el riesgo de adaptar el problema a la solución que acabamos de comprar. La tecnología debería aparecer después de la pregunta, no antes.
¿Qué conviene tener claro antes de comenzar 2027?
Quizá el objetivo para estos últimos meses del año no tenga que ser terminar una transformación. Puede ser simplemente llegar a enero con una fotografía bastante más clara de nuestra situación.
¿Qué procesos nos están haciendo perder más tiempo? ¿Dónde seguimos dependiendo demasiado de tareas manuales? ¿Qué información cuesta recuperar? ¿Qué problemas aparecen repetidamente? ¿Y cuál de todos ellos tendría sentido abordar primero? Responder estas preguntas ya es avanzar.
También permite hablar con las personas que están más cerca del proceso. Desde un despacho puede parecer evidente qué debería digitalizarse primero; desde la planta, la respuesta puede ser completamente diferente. Quien realiza un control todos los días probablemente conoce fricciones que nunca aparecen en un procedimiento.
Y hay otro punto importante, saber desde dónde empezamos.
Si queremos reducir el tiempo necesario para gestionar una incidencia, conviene conocer cuánto tardamos hoy. Si queremos disminuir tareas administrativas, necesitamos saber qué tareas estamos realizando. Si buscamos más trazabilidad, primero debemos identificar qué información somos capaces de reconstruir actualmente y cuál se pierde por el camino. De lo contrario, podemos terminar 2027 con más tecnología y seguir sin saber si realmente trabajamos mejor.
2027 no empieza en enero
No sabemos qué incidencias tendrá una planta el próximo año, qué exigirá un nuevo cliente o qué proyecto terminará convirtiéndose en prioritario. Planificar no significa intentar adivinarlo. Significa llegar mejor preparados.
Todavía quedan varios meses para observar cómo estamos trabajando, identificar dónde se producen las mayores fricciones y decidir qué merece nuestra atención. No para correr a comprar una herramienta ni para digitalizar por digitalizar, sino para separar los problemas importantes de aquellas pequeñas incomodidades con las que podemos seguir conviviendo.
Quizá después descubramos que necesitamos un software de gestión de calidad. Quizá una mejora pueda resolverse cambiando simplemente la forma de trabajar. Y quizá encontremos un proceso pequeño cuya digitalización pueda convertirse en el primer paso de un proyecto mucho mayor. Eso vendrá después.
Por ahora, la pregunta puede ser bastante más sencilla:
Si en diciembre de 2027 miramos hacia atrás y decimos que este año nuestra gestión de calidad realmente mejoró, ¿qué tendría que haber cambiado? La respuesta probablemente sea un buen lugar para empezar.
Contenido escrito por:
Jordi Blanco Corrales, Cofundador y Product Manager de Kapture.io QMS
Con más de 20 años de experiencia en el ámbito de la calidad industrial, Jordi Blanco ha acompañado la evolución de un sector marcado por la mejora continua, la digitalización y unas exigencias cada vez mayores. Su visión combina conocimiento operativo, comprensión del mercado y tecnología para ayudar a las organizaciones a tomar mejores decisiones y reforzar su competitividad.
