Dentro del enfoque de la gestión de calidad, hay una tendencia cada vez mayor para tratar de desvincularse del concepto más tradicionalista sobre como enfocar las auditorías con el fin de redirigir el foco en una visión más global que tenga en cuenta a todos los involucrados, así como todos los elementos en un proceso productivo.
Por esa misma razón, las auditorías por capas (Layered process audits o LPAs) se abren camino dentro de las organizaciones como la forma de verificar más eficiente si los procedimientos en una empresa se están siguiendo adecuadamente. En lugar de enfocarse sólo en los productos finales, como hacen las auditorías tradicionales, la LPA se concentra en revisar regularmente cómo se están realizando los procesos dentro de la organización.
¿Qué son las auditorías por capas?
Tal como su nombre indica, las auditorías por capas, o LPAs, se basan en la idea de diferentes “capas” que se constituyen por diferentes niveles jerárquicos de personal de gestión y producción que participan en auditorías regulares mediante listas de verificación. en las auditorías por capas, todos los involucrados en cada “capa” o nivel jerárquico realizan auditorías adaptadas a sus roles y responsabilidades específicas. Esto implica que no todos realizan la misma auditoría, sino que se enfocan en las áreas de control que les conciernen. Además, se establecen frecuencias de auditoría específicas para cada nivel, las cuales son definidas por el equipo de calidad encargado de llevar a cabo estas auditorías. Por norma general, los trabajadores de producción suelen realizar controles más frecuentes que el personal directivo.
Las auditorías por capas (LPAs) tienen un enfoque integral que abarca un alcance amplio dentro de la organización, pero su verdadero valor se encuentra en su capacidad para priorizar y profundizar en la evaluación de áreas críticas. Esto significa que las LPAs se deben concentrar en examinar procesos fundamentales relacionados con la seguridad y la gestión de riesgos, en los sistemas de gestión de calidad, en evaluar la eficiencia y el mantenimiento de las instalaciones y equipos y en el control exhaustivo de todas las fases de manufacturación del producto. Por último, las LPAs se deben centrar en la mejora continua, lo que significa que no solo se trata de detectar problemas, sino también de identificar oportunidades para optimizar y perfeccionar los procesos existentes.
Implementación de las auditorías por capas
La implementación de un programa de auditoría por capas es un proceso estratégico que requiere una planificación meticulosa para garantizar su eficacia. En primer lugar, se debe establecer un programa calendarizado que defina cuándo y quiénes llevarán a cabo las auditorías en función de la “capa” o de su nivel jerárquico en la organización. Esto implica una distribución equitativa de las responsabilidades.
Seguidamente, se deberá llevar a cabo el diseño de las auditorías. Para ello, se deben crear cuestionarios o check lists que permitan obtener respuestas claras y objetivas. Además, se debe considerar la posibilidad de utilizar texto libre o calificaciones numéricas para obtener información más detallada. En caso de que sea necesario respaldar alguna respuesta con documentación gráfica, se debe proporcionar la opción de adjuntar imágenes o archivos.
Cuando se identifiquen no conformidades durante las auditorías, es esencial registrarlas de manera precisa y completa. Cada no conformidad debe ser evaluada según su tipología para determinar su gravedad y su impacto en la organización. A continuación, se deben elaborar planes de acción específicos para abordar cada no conformidad. Cada plan de acción debe asignar un responsable y establecer una fecha estimada para la resolución. Esto garantiza que las no conformidades se aborden de manera oportuna y efectiva.
El seguimiento de los resultados de las auditorías es una parte crucial del proceso. Se deben analizar los datos recopilados durante las auditorías para evaluar el progreso de todos los parámetros y KPI’s que determinan el progreso de las tendencias de los resultados esperados a lo largo del tiempo. Además, el seguimiento de las acciones derivadas de las no conformidades es esencial para asegurarse de que se completen según lo planeado y que no se repitan las mismas desviaciones en el futuro.
Finalmente, el respaldo y liderazgo de los directivos de la organización desempeñan un papel fundamental en el éxito de la auditoría por capas. Su compromiso con la mejora continua y la calidad envía un mensaje claro a todos los empleados de que la gestión de no conformidades y la búsqueda constante de la excelencia son una prioridad en toda la empresa.
Beneficios de las auditorías por capas
En cuanto a los beneficios obtenidos, cuando la implementación de las LPAs se hace de manera efectiva, se contribuye a que se aborden todos aquellos factores que aseguran un buen funcionamiento de toda la coyuntura organizativa, y, por lo tanto, en conseguir una mayor rentabilidad. Con esta finalidad, la LPA se propone perseguir varios objetivos:
Por un lado, la LPA se centra en asegurarse que los procesos estén en línea con los estándares establecidos, es decir, que cada vez que se realiza una auditoría, se verifique si los procesos se están llevando a cabo según lo planeado y se identifiquen posibles desviaciones.
La LPA ayuda también a reducir el desperdicio y el retrabajo al garantizar que los procesos sean efectivos desde el principio. Esto significa menos recursos desperdiciados y menos trabajo repetitivo.
De forma análoga, cabe destacar que La LPA va más allá de limitarse a llevar a cabo auditorías, sino que tiene el objetivo de impulsar y fomentar un cambio cultural dentro de la organización. Al enfocarse en la mejora continua y en la calidad en todos los niveles, las LPAs promueven que todos los empleados sean responsables de la calidad y estén comprometidos en mantener altos estándares.
Kapture.io como sistema de gestión de auditorías por capas
La implementación de las auditorías por capas demanda sistemas de gestión de datos eficientes y centralizados. Estos sistemas son esenciales para recopilar, almacenar y analizar la información generada durante las auditorías, incluyendo resultados, no conformidades y planes de acción. Deben ser capaces de generar informes personalizados, permitir el seguimiento de acciones correctivas, facilitar la comunicación entre los diferentes niveles de la organización y garantizar la seguridad de los datos.
La gestión adecuada de los resultados de las auditorías no solo cumple con los requisitos de calidad, sino que también respalda la toma de decisiones informadas y la mejora continua en toda la organización. Además, la disponibilidad de un historial completo de auditorías permite evaluar el progreso a lo largo del tiempo y garantizar que se aborden las áreas críticas de manera efectiva.
Kapture.io destaca como una solución integral para simplificar y optimizar el proceso de creación de auditorías por capas en toda la organización. Su módulo de auditoría permite una programación eficiente, adaptada a los diferentes niveles jerárquicos, lo que asegura que cada “capa” de la organización tenga acceso a las auditorías asignadas según su frecuencia y responsabilidades específicas.
Esto no solo agiliza el proceso, sino que también garantiza que las auditorías se realicen de manera oportuna y consistente. Además, la plataforma contribuye al medio ambiente al reducir la dependencia del papel, al tiempo que proporciona una visibilidad en tiempo real de los resultados de las auditorías, lo que facilita una toma de decisiones basada en datos sólidos y una gestión más ordenada y estructurada de la información.