Tableaux de référence sur Kapture.io
Centralisez les utilisateurs et les articles dans une source d’information unique pour l’ensemble de votre système de gestion de la qualité (QMS).
Qu’est-ce que sont les tableaux de référence sur Kapture.io ?
Les « Tables principales » constituent le module destiné à organiser les informations de base utilisées par Kapture.io. Actuellement, cette fonctionnalité permet de gérer deux types d’informations clés : les utilisateurs et les articles.
Depuis cette section, le client peut saisir et conserver des données qui seront ensuite réutilisées dans différents formulaires, programmes et processus du système. Ainsi, si une référence a déjà été enregistrée dans la table de base des articles, elle pourra être utilisée ultérieurement lors de la création d’une procédure de contrôle ou de la configuration de processus liés à cette référence.
L’objectif est de disposer d’une source d’information unique, normalisée, mise à jour et réutilisable. Cela permet d’éviter les doublons, de réduire les erreurs manuelles et de faciliter l’utilisation des mêmes données de référence par les différents modules.
Une source d’information unique pour l’ensemble du système
Dans un système de gestion de la qualité (QMS), la qualité des données est tout aussi importante que la mise en œuvre des contrôles. Si une même référence, un même utilisateur ou un même article est enregistré de différentes manières, les rapports perdent en fiabilité, les tableaux de bord peuvent afficher des informations fragmentées et la traçabilité devient plus difficile à assurer.
Grâce aux « Tableaux maîtres », Kapture.io permet de maintenir une structure commune à l’ensemble de la plateforme. Les données sont créées une seule fois, normalisées, puis réutilisées dans les modules qui en ont besoin. Cela permet un flux d’informations plus structuré entre les processus et garantit que les équipes travaillent à partir de données cohérentes.
- Évitez les saisies redondantes dans différents modules.
- Cela permet de réduire les doublons et les incohérences dans les données.
- Améliorez la qualité des informations utilisées dans les formulaires et les rapports.
- Il facilite l’exploitation des données dans les tableaux de bord et les rapports.
- Cela permet une meilleure organisation de la gestion du système de gestion de la qualité (QMS).
Lorsque les données de référence sont bien structurées, l’ensemble du système fonctionne de manière plus cohérente.
Tableau général des articles
La fiche-maître des articles permet de centraliser les informations de référence associées aux articles utilisés au sein de Kapture.io. Depuis cette section, le client peut enregistrer, consulter et gérer des données clés telles que la référence, le nom, la description, la catégorie, la famille, la sous-famille, le fournisseur, le client, le projet, le prix ou le cycle.
Ces informations peuvent ensuite être utilisées dans d’autres processus du SMQ, ce qui évite à l’utilisateur de devoir saisir plusieurs fois les mêmes données dans différents formulaires ou modules. Ainsi, toutes les équipes travaillent à partir d’une référence unique, valide, à jour et réutilisable.
De plus, la table principale des articles offre la possibilité d’effectuer des importations en masse depuis Excel, ce qui permet d’ajouter plusieurs articles en une seule fois sans avoir à créer les enregistrements manuellement, un par un.
Avantages clés
- Regroupez les articles et les références en un seul et même endroit.
- Cela facilite la réutilisation des informations dans les processus de qualité.
- Cela permet de réduire les erreurs liées à la saisie manuelle répétée.
- Améliorez la cohérence des données utilisées dans les modèles, les formulaires et les rapports.
- Cela permet de disposer d’une base de données d’articles plus ordonnée et plus évolutive.
Tableau principal des utilisateurs
La table principale des utilisateurs permet de centraliser les informations fonctionnelles relatives aux personnes enregistrées sur Kapture.io. Depuis cette section, le client peut consulter et mettre à jour les données pertinentes de chaque utilisateur, ce qui facilite la gestion et le contrôle au sein de la plateforme.
Ce tableau rassemble des informations telles que l’identifiant utilisateur, le prénom, les noms, le nom complet, l’adresse e-mail, l’organisation, le lieu, le service, la section, la langue, le statut, l’activation, les droits d’accès et d’autres données nécessaires à la gestion des accès et du fonctionnement au sein du SGP.
En centralisant ces informations, Kapture.io évite aux utilisateurs de devoir gérer leurs données de manière isolée dans chaque module. Une fois enregistrés, ces utilisateurs peuvent être mis à disposition pour des processus tels que les procédures de contrôle, les audits, les non-conformités ou d’autres fonctionnalités nécessitant de désigner des responsables, de valider des actions ou de consulter des informations associées à un utilisateur.
Avantages clés
- Centralisez les informations fonctionnelles des utilisateurs.
- Cela facilite la gestion et la mise à jour des données personnelles et opérationnelles.
- Cela permet de contrôler les statuts, l’activation et les privilèges au sein de la plateforme.
- Cela permet de réduire les incohérences en travaillant à partir d’une base d’utilisateurs unique.
- Cela permet d’améliorer l’organisation dans la désignation des responsables et le suivi des actions.
Historique et suivi des modifications
Sur Kapture.io, les enregistrements des tables de référence peuvent comporter un historique permettant de consulter les modifications apportées et de documenter la raison d’une modification.
Cela s’avère particulièrement utile lorsque vous modifiez des données sensibles ou des informations déjà utilisées dans d’autres processus du SMQ. Le fait de consigner la raison d’une modification permet de conserver le contexte, facilite la révision interne et apporte davantage de clarté sur l’évolution des données de référence.
Lorsqu’une référence, un article ou un utilisateur fait l’objet d’une modification non contrôlée, cela peut entraîner des incohérences dans les formulaires, les rapports ou les processus déjà configurés. Grâce à un historique des modifications, l’équipe peut comprendre ce qui a été modifié, pourquoi cette modification a été effectuée et comment les informations évoluent au sein du système.
- Cela permet de consigner la raison des modifications.
- Cela facilite le suivi des modifications apportées aux fiches.
- Cela permet un meilleur contrôle des informations utilisées par différents modules.
- Cela permet de disposer d’une base de données plus claire et plus fiable.
- Cela réduit le risque de modifications hors contexte ou non justifiées.
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