Un SGQ ou système de gestion de la qualité (SGQ) est la manière structurée d’organiser les processus, les personnes et les ressources afin de garantir qu’une entreprise fournit des produits et des services de la qualité attendue, de manière cohérente et rentable.
Dans cet article, vous découvrirez ce qu’est un SGQ, à quoi il sert, ses éléments clés, son lien avec la norme ISO 9001, les avantages qu’il apporte et comment passer du « SMQ dans Excel » à un logiciel de gestion de la qualité spécialisé.
- Qu'est-ce qu'un SGQ (système de gestion de la qualité) ?
- À quoi sert un SGQ et quels sont les problèmes qu'il résout ?
- Éléments d'un système de gestion de la qualité
- QMS et ISO 9001 : relations, différences et quand obtenir la certification ?
- Avantages de la mise en œuvre d'un SMQ
- Comment mettre en place un SMQ étape par étape ?
- Exemples de SMQ par secteur
- SGQ et logiciel de gestion de la qualité : quand numériser le système ?
- Points clés du système de gestion de la qualité
- Questions fréquemment posées
Qu’est-ce qu’un SGQ (système de gestion de la qualité) ?
Un système de gestion de la qualité « SGQ » ou »QMS » est l’ensemble des politiques, processus, procédures et responsabilités qu’une organisation définit pour effectuer une série d’actions : Planifier, mettre en œuvre, contrôler et améliorer la qualité dans un secteur ou une entreprise.
Il comprend la manière dont le produit est conçu, la manière dont la production ou le service offert est contrôlé, la manière dont les non-conformités sont gérées, la manière dont la satisfaction du client est mesurée et la manière dont les déviations sont corrigées.
Un système de gestion de la qualité efficace poursuit deux objectifs principaux :
- Répondre systématiquement aux exigences des clients et aux exigences réglementaires.
- Réduire les déchets, les erreurs et la variabilité des processus.
À quoi sert un SGQ et quels sont les problèmes qu’il résout ?
En pratique, un système de gestion de la qualité permet de passer du « business as usual » au « travail avec des processus définis, mesurés et améliorés ».
- Réduit les retouches, les rebuts, les réclamations et les temps d’arrêt.
- Il est plus facile de démontrer la conformité aux clients et aux audits.
- Évitez de vous fier à des personnes clés et à des connaissances informelles.
- La qualité est liée à l’activité : moins d’échecs, moins de coûts, plus de confiance de la part des clients.
Dans les opérations, un SMQ améliore la normalisation des processus, ce qui permet de réduire les erreurs et le gaspillage grâce à des contrôles clairs, des points d’inspection bien définis et une gestion structurée des non-conformités. Parallèlement, il améliore la traçabilité, en enregistrant ce qui a été fait, qui l’a fait, quand et avec quel résultat. Enfin, il permet de prendre des décisions fondées sur des données réelles.
Pour le client, un système de gestion de la qualité garantit des livraisons plus régulières, réduit les incidents et les plaintes, renforce la confiance dans les audits et consolide l’image de marque.
Éléments d’un système de gestion de la qualité
Un système de gestion de la qualité n’est pas un simple manuel. Il se compose de plusieurs éléments qui doivent s’emboîter et fonctionner de manière coordonnée.
QMS et ISO 9001 : relations, différences et quand obtenir la certification ?
Il y a souvent une confusion à ce sujet :
- Un SMQ est le système interne de gestion de la qualité de l’entreprise.
- La norme ISO 9001 est une norme internationale qui définit les exigences d’un tel système de gestion de la qualité.
Vous pouvez disposer d’un SMQ sans être certifié ISO 9001, mais vous ne pouvez pas être certifié sans disposer d’un SMQ répondant aux exigences de la norme.
Principales différences :
- SMQ : Comment vous gérez la qualité au quotidien.
- ISO 9001 : liste des exigences minimales auxquelles votre système de gestion de la qualité doit satisfaire pour être certifié.
Quand est-il judicieux d’obtenir la certification ISO 9001 ?
- Vos clients l’exigent pour vous approuver en tant que fournisseur.
- Vous souhaitez améliorer votre position dans les appels d’offres et les concours.
- Vous cherchez une référence externe pour ordonner et faire évoluer votre SMQ.
Avantages de la mise en œuvre d’un SMQ
Avantages internes (processus, délais, erreurs)
- Moins de variabilité entre les équipes, les lignes et les usines.
- Moins de rebuts, de reprises et de temps d’arrêt dus à des problèmes de qualité.
- Des processus et des responsabilités clairs : moins de conflits et de retraitement.
- Des données structurées pour analyser les causes et hiérarchiser les améliorations.
Avantages externes (clients, marché, appels d’offres)
- Confiance accrue des clients actuels et potentiels.
- De meilleurs arguments pour les offres et les visites de clients.
- Une entrée plus facile dans les chaînes d’approvisionnement exigeantes (dans des secteurs tels que l’automobile, l’aérospatiale, les soins de santé, etc.)
Avantages en matière de conformité et d’audit
- Facilite la réussite des audits de clients, de certification et de réglementation.
- Il réduit le risque de sanctions et de réclamations graves.
- Il fournit une traçabilité et une preuve claire de ce qui a été fait et pourquoi.
Comment mettre en place un SMQ étape par étape ?
La mise en œuvre d’un système de gestion de la qualité est un projet transversal. Il ne s’agit pas de « remplir des classeurs », mais de changer notre façon de travailler.
Les étapes sont les suivantes :
Exemples de SMQ par secteur
SGQ dans l’industrie et la fabrication
- Contrôle des matières premières entrantes.
- Plans de contrôle de la production, essais et validations en laboratoire.
- Gestion des non-conformités, des rebuts et des actions correctives.
- Intégration avec les systèmes ERP/MES et de production.
SGQ dans l’administration ou les services (bureaux d’études, etc.)
- Standardisation du service à la clientèle.
- Contrôle documentaire et traçabilité des dossiers.
- Protocoles pour la prestation et le suivi des services.
- Enquêtes de satisfaction et gestion des plaintes.
- Gestion des compétences et formation des professionnels.
SGQ et logiciel de gestion de la qualité : quand numériser le système ?
Un système de gestion de la qualité peut être géré sur papier et à l’aide de feuilles de calcul, mais cela limite la traçabilité, la rapidité d’analyse et l’évolutivité. Un SGQ ou logiciel de gestion de la qualité vous permet d’exploiter un SGQ numérique : processus, enregistrements et indicateurs sur une seule plateforme.
Qu’est-ce qu’un logiciel QMS ?
Un logiciel de gestion de la qualité centralise :
- Lignes directrices en matière de contrôle et d’inspection.
- Gestion des non-conformités, des plaintes et des CAPA.
- Documentation et registres.
- Indicateurs de qualité en temps réel et tableaux de bord BI.
Des solutions telles que Kapture.io sont conçues spécifiquement pour les environnements industriels, reliant l’usine, la qualité et l’entreprise en un seul système.
Quels sont les processus à numériser en priorité ?
- Contrôle de qualité en usine (lignes directrices, échantillonnage, résultats).
- Non-conformités internes, des fournisseurs et des clients.
- Gestion des documents et des versions.
- Indicateurs clés de qualité et BI pour le suivi quotidien.
Quelles sont les erreurs les plus courantes lors du choix d’un outil ?
- Recherchez « quelque chose de générique » plutôt qu’un SMQ axé sur la qualité industrielle.
- Ne pas impliquer la plante et la qualité dans la sélection.
- Vous ne pensez qu’à la certification ISO 9001 et non à l’utilisation quotidienne dans la production.
- N’envisagez pas l’intégration avec les systèmes ERP/MES et autres.
Points clés du système de gestion de la qualité
- Un système de gestion de la qualité (SGQ) est le cadre qui assure la qualité dans l’ensemble de l’organisation, depuis les processus jusqu’aux données opérationnelles, en passant par le personnel.
- Correctement mise en œuvre, elle réduit les coûts, les erreurs et les risques, et améliore la satisfaction des clients.
- La numérisation de ces données à l’aide d’un logiciel de gestion de la qualité tel que Kapture.io vous permet de passer de données éparses à un système vivant, connecté à l’atelier et à l’entreprise.
Si vous souhaitez que votre système de gestion de la qualité ne soit plus un simple document papier et Excel, mais un véritable levier d’efficacité et de compétitivité, l’étape suivante consiste à déterminer comment un système de gestion de la qualité industriel peut vous aider à franchir ce pas.
Questions fréquemment posées
Contenu révisé par :
Xavier Conesa Foix, CGO et cofondateur de Kapture.io QMS
Avec plus de 30 ans consacrés à l’amélioration de la qualité industrielle, Xavier combine expertise technique et vision stratégique pour transformer le contrôle de la qualité et la gestion des incidents dans l’atelier.
