Depuis que nous proposons nos services, nous avons été surpris de constater une grande variabilité dans la réussite des clients à mener à bien leurs propres projets de mise en œuvre. Certains projets aboutissent, d’autres s’accumulent et ralentissent en cours de route, au point de mourir sur le rivage.
Engagement de l’encadrement supérieur
Quelles sont ces variables qui font que le projet d’essayer d’éliminer le papier dans l’usine, d’opter pour la numérisation et la propulsion de l’industrie 4.0 trébuche et finit par être un échec absolu ?
La direction porte évidemment une grande part de responsabilité dans la conduite de la mise en œuvre d’un tel projet. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles un projet de mise en œuvre peut voir ses jours comptés à cause de la direction :
Manque de sensibilisation aux avantages de l’industrie 4.0
De nombreuses entreprises optent pour l’industrie 4.0 par souci de tendance, d’image ou simplement parce que le client l’exige, mais elles ne savent pas exactement pourquoi elles le veulent vraiment. Cela signifie qu’elles n’ont pas une compréhension précise de la manière dont cette transformation numérique peut bénéficier à leur modèle d’entreprise.
Cela peut conduire à des investissements non structurés et à la mise en œuvre de technologies avancées sans stratégie solide, ce qui rend difficile la réalisation d’améliorations significatives en termes d’efficacité et de productivité.
L’utilisation de feuilles de calcul telles qu’Excel, bien qu’utile dans certains contextes, ne constitue pas une véritable numérisation, car les organisations peuvent encore s’appuyer fortement sur des processus manuels et ne pas optimiser la collecte, l’analyse et l’utilisation des données de manière efficace.
Absence de culture de prise de décision fondée sur les données
L’absence d’une culture de prise de décision fondée sur les données peut constituer un obstacle important pour les organisations à l’ère de la transformation numérique, où l’ensemble de l’environnement mondial évolue à un rythme exorbitant.
En l’absence d’un état d’esprit bien ancré visant à utiliser l’information et l’analyse pour étayer les décisions, les entreprises peuvent prendre du retard dans l’adoption de technologies plus avancées et ne pas tirer le meilleur parti des données qu’elles génèrent.
Pour adopter pleinement la transformation numérique, les entreprises doivent promouvoir une culture axée sur les données, encourager la prise de décision fondée sur des données probantes et envisager des solutions technologiques plus avancées pour gérer ces informations.
Absence de feuille de route claire
L’absence d’une feuille de route claire et la tendance à aborder les projets de numérisation comme s’il s’agissait de mégaprojets sans en cimenter correctement les fondations peuvent conduire à une conception erronée de l’approche de la mise en œuvre de la transformation numérique.
Il est essentiel que les organisations établissent une stratégie solide et se concentrent sur le développement d’une base solide de capacités numériques avant de se lancer dans des initiatives plus importantes. Vous ne pouvez pas mettre la charrue avant les bœufs. Cela implique de bien comprendre vos besoins, vos ressources et vos objectifs, ainsi que l’adoption progressive des technologies et des processus numériques. Une mise en œuvre plus progressive et stratégique peut augmenter les chances de succès et garantir que la numérisation est alignée sur les objectifs et le contexte spécifiques de chaque entreprise.
Paralysie de la perfection
La paralysie de la perfection est un piège dans lequel tombent de nombreuses entreprises, obsédées par la recherche de l’outil ultime et optimal pour leurs besoins.
Cette quête de « l’outil parfait » conduit souvent les entreprises à stagner, retardant sans cesse leurs projets de numérisation. Au lieu d’aller de l’avant et de s’adapter aux solutions disponibles, de nombreuses organisations se retrouvent dans un cycle d’indécision, ce qui non seulement retarde leurs objectifs numériques, mais peut également les laisser à la traîne par rapport à leurs concurrents qui adoptent une approche plus agile et plus adaptative.
2. S’attaquer à la redoutable résistance au changement
La nature humaine intrinsèquement résistante au changement
De nombreux responsables qui tentent de mettre en œuvre des changements au sein d’une organisation savent que la résistance au changement est inévitable. La résistance au changement est un phénomène courant dans tout environnement organisationnel, car les gens ont tendance à s’accommoder de ce qui leur est familier et peuvent se montrer réticents à l’égard de nouvelles méthodes de travail.
Cela fait partie de la condition humaine, et pourtant l’histoire nous montre qu’au fil du temps, de nombreuses innovations technologiques sont devenues des piliers fondamentaux de la société et des entreprises. Il semble incroyable que la grande majorité de ces mises en œuvre technologiques aient fait l’objet de protestations, de révoltes et même de révolutions à leurs débuts.
Attitude idéale pour faire face à la résistance au changement
Pour surmonter cette résistance au changement, il est essentiel de mettre en place une communication claire et efficace qui explique les avantages de la transformation numérique et la manière dont elle améliorera la vie des employés et l’efficacité opérationnelle globale. En outre, le fait d’impliquer les membres de l’équipe dans le processus décisionnel et de leur donner la possibilité d’acquérir de nouvelles compétences peut contribuer à réduire la résistance et à accroître l’adoption réussie des changements technologiques.
Nous entendons souvent des phrases telles que « c’est comme ça qu’on a toujours fait » ou un certain manque d’enthousiasme de la part du personnel à embrasser ce changement vers la numérisation. Imposer la direction que vous voulez prendre n’est pas la meilleure stratégie possible. En fait, c’est tout ce qu’il faut éviter. L’écoute active et la gaucherie sont des stratégies fondamentales. Il est donc nécessaire d’adopter une attitude de collaboration totale avec ceux que nous voulons convaincre de l’utilisation de la numérisation dans notre environnement organisationnel. Ce que l’on appelle les « compétences douces » seront essentielles pour traiter cette question.
Faire en sorte qu’ils se sentent impliqués
Il se peut qu’un opérateur ait une proposition à faire ou qu’un détail dans la conception du logiciel ne soit pas le plus confortable pour lui. Le simple fait de trouver une solution qui leur facilite la vie contribue à ce que le personnel se sente plus impliqué dans le projet de numérisation.
L’implication active des employés dans le processus de numérisation, en leur donnant le sentiment de faire partie intégrante du projet, génère un sentiment d’appartenance et favorise la collaboration. Cela crée à son tour un environnement propice à la transformation numérique, où les synergies sont plus efficaces, car les employés se sentent motivés et engagés dans la réussite du projet.
Raisons de convaincre le personnel de mettre en œuvre le changement
Nous devons les convaincre qu’avec le papier, ils prendront plus de temps pour effectuer des tâches sans aucune valeur productive et que, grâce aux contrôles numériques, ils imputeront les données plus rapidement et pourront vérifier les résultats d’une manière plus agréable et intuitive pour se sentir plus productifs et plus importants au sein de l’organisation.
Identifier l’os et l’emmener sur le terrain
Une autre stratégie à mettre en œuvre consiste à identifier la personne la plus difficile à convaincre, celle qui résiste le plus au changement. En concentrant les efforts sur cette personne et en lui confiant même la responsabilité de former les autres, nous ferions d’une pierre deux coups.
3. La normalisation comme bannière
Quel est le meilleur remède à tous les problèmes inhérents à la mise en œuvre d’un processus de numérisation ? Il n’y a pas de meilleure panacée que la standardisation. Voici quelques conseils sur la standardisation qui sont essentiels à la conduite d’un projet de numérisation :
Tout mettre par écrit
Le manque de clarté des processus et l’absence de lignes directrices bien définies peuvent créer une atmosphère d’incertitude qui démotive les employés. Lorsque les procédures sont vagues et en constante évolution, les travailleurs peuvent avoir l’impression que leurs efforts sont gaspillés et hésiter à collaborer à la mise en œuvre des changements. Cela peut conduire à la stagnation de l’organisation, car les employés préfèrent maintenir le statu quo plutôt que de se lancer dans un projet sans orientation claire.
En résumé, l’incertitude, les processus mal définis et l’absence de clarification des préceptes à suivre entraînent des déplacements de zones qui finissent par plonger le personnel dans une stagnation absolue. La mentalité d’un opérateur à qui l’on parle de choses qui ne sont pas attribuées en interne et dont l’argumentation n’est pas claire et varie dans le temps se traduit par les mots suivants : « Pourquoi vais-je faire un effort si personne ne me clarifie quoi que ce soit, s’il n’y a pas de document écrit ou si même ceux qui sont au sommet ne semblent pas être clairs à ce sujet ? Cela n’en vaut pas la peine pour moi, je vais continuer comme avant ».
L’importance de la documentation
La documentation et les procédures normalisées sont des piliers fondamentaux de la mise en œuvre d’un changement efficace dans toute organisation. Ces documents fournissent des orientations claires aux employés, en définissant des attentes et des processus bien définis.
Cela va de la fréquence d’utilisation des appareils et des catalogues de défauts aux procédures pour les situations d’urgence et l’utilisation d’outils numériques. Comme pour les normes ISO externes, la création d’une solide documentation interne est tout aussi cruciale pour assurer une transition en douceur vers une numérisation réussie. En outre, cela contribue à une gestion efficace des connaissances au sein de l’organisation, en garantissant que les meilleures pratiques sont transmises et maintenues au fil du temps4.
4. Suivi et amélioration continue
Les spécifications d’un projet de numérisation ne sont pas statiques, elles varient dans le temps.
N’oublions pas que certains aspects tels que les variations de la demande de production, les changements organisationnels au niveau du personnel, les nouveaux secteurs d’activité ou l’imposition de normes de qualité plus exigeantes par le client interviennent également pendant que la numérisation est en cours dans l’usine.
Par exemple, disons que les points critiques d’un certain produit ont été modifiés parce qu’il a été constaté que le client final a eu plus d’incidents dans ces points spécifiques au cours des deux derniers mois. Dans ce cas, il est important que la mise en œuvre du projet soit suivie de près afin de prendre les décisions appropriées. Il est peut-être nécessaire de modifier la programmation du logiciel pour changer l’emplacement de ces points critiques.
Il se peut également que l’on ait détecté une demande plus importante que d’habitude dans une certaine famille de produits, de sorte qu’il est nécessaire de réagir en se concentrant sur la numérisation d’une nouvelle gamme de contrôles pour cette famille de produits particulière. Un nouveau changement d’équipe implique également l’acquisition d’un plus grand nombre de dispositifs technologiques pour couvrir l’imputation des données au cours de cette nouvelle période.
Un projet de mise en œuvre nécessite une analyse continue pour éviter l’obsolescence et la stagnation en cours de route.
5. Le personnel
Les bonnes personnes
Le bon choix de l’équipe est crucial pour la réussite d’un projet de mise en œuvre numérique en ligne. On commet souvent l’erreur de penser que les personnes les plus performantes dans leurs fonctions actuelles seront les mieux adaptées à un projet numérique.
Cependant, la productivité dans une tâche ne garantit pas l’adaptabilité ou l’aptitude dans un environnement numérique. Les compétences requises pour un tel projet peuvent être très différentes des compétences quotidiennes dont une personne a pu faire preuve auparavant.
Il est essentiel de reconnaître qu’il existe différents profils au sein d’une équipe. D’une part, il y a les profils opérationnels, ceux qui exécutent des tâches spécifiques et qui excellent dans les opérations quotidiennes. Mais un projet de numérisation a également besoin de profils plus analytiques, de personnes capables d’avoir une vue d’ensemble, de comprendre les flux de données et de trouver des idées novatrices pour améliorer les processus.
Ces personnes analytiques peuvent identifier des opportunités et des défis que d’autres pourraient manquer. Par conséquent, lors de la constitution d’une équipe pour une mise en œuvre numérique, il est essentiel d’équilibrer ces compétences et de trouver la bonne combinaison pour garantir la réussite du projet.
