Tout au long de la vie d’un projet, il est fréquent que des problèmes de toute nature surviennent, des incidents qui menacent d’interrompre ou de causer des dommages à notre travail et, par conséquent, affectent notre productivité.
Il est commode de se préparer à ce type d’imprévus afin de les traiter de manière efficace, ce qui pourrait autrement se traduire par des résultats très négatifs pour notre projet.
Les problèmes (problèmes, incidents, événements imprévus, etc.) doivent être enregistrés une fois qu’ils surviennent. Une façon de le faire est d’utiliser une liste de problèmes qui vous permet d’informer et de communiquer ce qui se passe dans le projet. Ainsi, vous veillerez à ce que les problèmes qui ont surgi soient analysés et résolus rapidement et efficacement.
Au contraire, sans un processus défini, il y a un risque de négliger certains problèmes ou de ne pas leur donner l’importance qu’ils méritent, au point qu’il peut être trop tard pour les traiter efficacement.
Si des problèmes surviennent de façon inattendue, comment pouvons-nous les traiter efficacement?
Bonne question. Une liste d’enjeux pourrait être définie comme l’outil d’inscription le plus simple et le plus efficace pour gérer les incidents de votre entreprise. La liste elle-même est très simple, mais utilisée de manière proactive, les résultats sont spectaculaires.
La gestion des problèmes à travers une liste est très efficace pour identifier et documenter les problèmes et les incidents qui apparaissent au cours d’un projet. Le processus facilite également l’évaluation des problèmes, leur impact potentiel et l’élaboration d’un plan pour les résoudre.
Une liste de problèmes permet de capturer chaque problème en détail afin que l’équipe de projet puisse voir l’état du problème et qui est responsable de sa résolution. Cette façon de documenter les incidents fournit une multitude d’idées utiles qui peuvent être utilisées pour améliorer et améliorer les résultats dans les projets futurs.
Quels renseignements doivent être inclus pour que la liste des enjeux soit efficace?
Les informations que nous saisissons lors de la liste des incidents influencent directement le résultat des mesures correctives. Les données suivantes sont essentielles pour décrire les problèmes :
- Type de problème : Catégories de problèmes qui peuvent survenir. Les établir à l’avance vous aidera à les contrôler et à les attribuer à la bonne personne pour le résoudre. Par exemple:
- Problème technique
- Problème de conception
- Modification (dans l’entreprise, le client, dans l’environnement, etc.)
- Ressources (matériel, équipement, personnel, etc.).
- Tiers (Fournisseurs ou tout autre facteur externe).
- Identifiant (Personne et moyens d’identification. Par exemple, un audit)
- Date d’identification et date d’expiration.
- Description de l’incident.
- Priorité:
- Élevé : problème critique qui affecte sérieusement le projet, l’interrompant.
- Moyen : problème qui affectera considérablement le projet, mais ne l’interrompra pas.
- Faible : Un problème qui n’affectera pas les tâches liées au projet ou à sa continuité, mais qui doit être pris en compte pour le résoudre.
- Il n’est pas nécessaire que ce soit lui qui propose une solution, mais c’est lui qui est chargé de la contrôler et de veiller à ce qu’on lui accorde l’importance dont elle a besoin en fonction de la priorité qu’elle a.
- Mesures correctives à mettre en œuvre.
- État du problème :
- En cours, ouvert, mais pas encore abordé.
- Solution en attente
- Fini et résolu
- Annulé
Quels sont les avantages d’une liste de problèmes ?
- Cela vous donne la confiance d’avoir une méthode sécurisée qui permet à l’équipe d’enregistrer ses incidents.
- Vous pouvez suivre et affecter une personne responsable de chaque tâche.
- Il vous permet d’analyser et de hiérarchiser les problèmes d’une manière plus simple et plus confortable.
- Enregistrer l’action corrective d’un problème et la sauvegarder comme référence pour l’avenir, ce qui nous aidera à être plus proactifs au sein du projet et à anticiper les risques possibles.
- Il vous permet de visualiser de manière générale l’état du projet.
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