A lo largo de todo el tiempo que llevamos ofreciendo nuestros servicios, nos hemos sorprendido al encontrarnos una gran variabilidad en el éxito que los clientes obtienen al llevar a cabo sus propios proyectos de implementación. Algunos proyectos llegan a buen puerto y otros acaban acumulando obstáculos hasta amontonarse y ralentizándose por el camino hasta el punto, incluso, de acabar muriendo en la orilla.
1. Compromiso de la alta dirección
¿Qué son estas variables que provoca que el proyecto de tratar de eliminar el papel en planta, optar por la digitalización y la propulsión de la industria 4.0 acabe trastabillándose hasta acabar siendo un fracaso absoluto?
La dirección, por supuesto, tiene gran parte de la responsabilidad a la hora de liderar el liderazgo de la implementación de un proyecto de estas características. A continuación se exponen algunas de las causas por las que un proyecto de implementación puede tener los días contados debido a la dirección de la empresa:
Escaso conocimiento de las ventajas de la industria 4.0
Muchas empresas optan por la industria 4.0 por una cuestión de tendencia, imagen o porque sencillamente se lo exige el cliente, pero no tienen claro por qué realmente lo quieren. Este hecho provoca que no tengan una comprensión precisa de cómo esta transformación digital puede beneficiar a su modelo de negocio.
Esto puede llevar a inversiones poco estructuradas y a la implementación de tecnologías avanzadas sin una estrategia sólida, lo que dificulta la realización de mejoras significativas en la eficiencia y la productividad.
El uso de hojas de cálculo como Excel, aunque útil en ciertos contextos, no constituye una verdadera digitalización, ya que las organizaciones pueden seguir dependiendo en gran medida de procesos manuales y no optimizar la recopilación, el análisis y el uso de datos de manera eficiente.
Falta de cultura de toma de decisiones basada en datos
La falta de una cultura de toma de decisiones basada en datos puede ser un obstáculo significativo para las organizaciones en la era de la transformación digital, donde toda la coyuntura global cambia a un ritmo desorbitado.
Cuando no existe una mentalidad arraigada para utilizar información y análisis para respaldar las decisiones, las empresas pueden quedarse rezagadas en la adopción de tecnologías más avanzadas y no aprovechar al máximo los datos que generan.
Para abrazar plenamente la transformación digital, las empresas deben promover una cultura de datos, fomentar la toma de decisiones basadas en evidencias y considerar soluciones tecnológicas más avanzadas para gestionar esta información.
Falta de una hoja de ruta clara
La falta de una hoja de ruta clara y la tendencia a abordar proyectos de digitalización como si fueran megaproyectos sin cimentar las bases adecuadamente puede llevar a una concepción errónea del planteamiento de la implementación de la transformación digital.
Es esencial que las organizaciones establezcan una estrategia sólida y se enfoquen en desarrollar una base sólida de capacidades digitales antes de embarcarse en iniciativas de mayor envergadura. No se puede empezar la casa por el tejado. Esto implica comprender completamente sus necesidades, recursos y objetivos, así como la adopción gradual de tecnologías y procesos digitales. Una implementación más escalonada y estratégica puede aumentar las posibilidades de éxito y garantizar que la digitalización esté alineada con las metas y el contexto específico de cada empresa.
Parálisis por perfección
La parálisis por perfección es un escollo en el que muchas empresas caen, obsesionándose con encontrar la herramienta definitiva y óptima para sus necesidades.
Este afán de conseguir la «herramienta perfecta» a menudo lleva a las empresas a estancarse, retrasando interminablemente sus proyectos de digitalización. En lugar de avanzar y adaptarse a las soluciones disponibles, muchas organizaciones terminan en un ciclo de indecisión, lo cual no solo retrasa sus objetivos digitales, sino que también puede dejarlas rezagadas frente a la competencia que adopta un enfoque más ágil y adaptativo.
2. Afrontar las temibles resistencias al cambio
La naturaleza intrínseca del ser humano para resistirse al cambio
Muchos responsables que tratan de implementar un cambio dentro de una cierta organización sabrán que la resistencia al cambio es inevitable. La resistencia al cambio es un fenómeno común en cualquier entorno organizacional, ya que las personas tienden a sentirse cómodas con lo familiar y pueden mostrar reluctancia hacia nuevas formas de trabajar.
Forma parte de la condición humana, y, aun así, la historia nos muestra que, con el tiempo, muchas de las innovaciones tecnológicas se han convertido en pilares fundamentales de la sociedad y de las empresas. Parece increíble que la gran mayoría de estas implementaciones tecnológicas han pasado por protestas, revueltas y hasta por revoluciones en su etapa más inicial.
Actitud ideal para afrontar la resistencia al cambio
Para superar esta resistencia al cambio, es esencial contar con una comunicación clara y efectiva que explique los beneficios de la transformación digital y cómo mejorará la vida de los empleados y la eficiencia operativa en general. Además, involucrar a los miembros del equipo en el proceso de toma de decisiones y brindarles oportunidades para adquirir nuevas habilidades puede ayudar a reducir la resistencia y aumentar la adopción exitosa de cambios tecnológicos.
Muchas veces se escuchan frases como “así se han hecho siempre las cosas” o se presencia una cierta desidia por parte de la plantilla para adoptar este cambio a la digitalización. La imposición taxativa hacia la dirección que se pretende tomar no es la mejor estrategia posible. De hecho, es todo aquello que hay que evitar. La escucha activa y la mano izquierda son estrategias fundamentales. Por lo tanto, es necesario tomar una actitud totalmente colaboradora frente a aquellos a los que pretendemos convencer sobre el uso de la digitalización en nuestro entorno organizacional. Las llamadas “soft skills” serán fundamentales para afrontar esta problemática.
Hacer que se sientan partícipes
Quizás, algún operario tiene alguna propuesta que ofrecer o algún detalle en el diseño del software no es el más cómodo para ellos. El simple hecho de encontrar una solución que ayude a facilitarles la vida contribuye a que la plantilla se pueda sentir más involucrada en el proyecto de digitalización.
Involucrar activamente a los empleados en el proceso de digitalización, haciéndolos sentir parte integral del proyecto, genera un sentido de apropiación y fomenta la colaboración. Esto, a su vez, crea un ambiente propicio para la transformación digital, donde las sinergias fluyen de manera más efectiva, ya que los empleados se sienten motivados y comprometidos con el éxito del proyecto.
Motivos para convencer al personal de llevar a cabo el cambio
Hay que convencerles que, con el papel, tardarán más tiempo en realizar tareas sin ningún tipo de valor productivo y que a través de los controles digitales, imputarán los datos de forma más rápida y podrán comprobar los resultados de una forma más amena e intuitiva para sentirse más productivos e importantes dentro de la organización.
Identifica al hueso y llévatelo a tu terreno
Otra estrategia para llevar a cabo es la de identificar a ese hueso duro de roer, a esa persona que más enquistada lleva la resistencia al cambio. Si se enfocan los esfuerzos en esa persona e incluso, se le otorga responsabilidades para que pueda formar a los demás, estaríamos matando dos pájaros de un tiro
3. La estandarización como bandera
¿Cuál es mejor remedio para todos los problemas inherentes en la implementación de un proceso de digitalización? No hay una mejor panacea que la estandarización. A continuación, se exponen algunos consejos referentes a la estandarización que son claves a la hora de liderar un proyecto de digitalización:
Dejar todo por escrito
La falta de claridad en los procesos y la ausencia de directrices bien definidas pueden crear un ambiente de incertidumbre que desmotiva a los empleados. Cuando los procedimientos son vagos y cambian constantemente, los trabajadores pueden sentir que sus esfuerzos son inútiles y se muestran reacios a colaborar en la implementación de cambios. Esto puede llevar a un estancamiento en la organización, ya que los empleados prefieren mantener el statu quo en lugar de embarcarse en un proyecto sin una guía clara.
En definitiva, la incertidumbre, los procesos poco definidos y la escasa clarificación de los preceptos a seguir se traducen en áreas movedizas que acaban hundiendo al personal en el anquilosamiento más absoluto. La mentalidad de un operario que le cuentan las cosas que no se encuentran adscritas a nivel interno y cuyo argumentario no es claro y varía con el tiempo se traduce en las siguientes palabras: “¿Para qué me voy a esforzar si nadie me aclara nada, no hay ningún documento escrito o ni siquiera los de arriba parecen tenerlo claro? No me vale la pena, voy a seguir como estaba”.
La importancia de la documentación
La documentación y la estandarización de procedimientos son pilares fundamentales en la implementación de cambios efectivos en cualquier organización. Estos documentos proporcionan una guía clara para los empleados, estableciendo expectativas y procesos bien definidos.
Esto incluye desde la frecuencia de uso de los dispositivos y catálogos de defectos hasta los procedimientos para situaciones de emergencia y el uso de herramientas digitales. Al igual que en la normativa ISO externa, la creación de documentación interna sólida es igualmente crucial para garantizar una transición sin problemas hacia el éxito de la digitalización. Además, esto contribuye a la gestión efectiva del conocimiento dentro de la organización, asegurando que las mejores prácticas se transmitan y se mantengan a lo largo del tiempo4.
4. Seguimiento y mejora continua
Las especificaciones de un proyecto de digitalización no son estáticas, varían con el tiempo
No olvidemos también que hay ciertos aspectos como la variación de la demanda productiva, los cambios organizativos del personal, nuevas líneas de negocio o la imposición de estándares de calidad más exigentes por parte del cliente mientras se lleva a cabo la digitalización en planta.
Pongamos por ejemplo que los puntos críticos de un determinado producto han variado debido a que se ha averiguado que el cliente final presenta más incidencias en esos puntos en concreto durante los dos últimos meses. Ante esta casuística, es importante que se realice un seguimiento exhaustivo de la implementación del proyecto para tomar las decisiones pertinentes. Quizás es necesario cambiar la programación del software para variar la localización de esos puntos críticos.
Quizás también se ha detectado que se presenta más demanda en una determinada familia de productos diferente de la habitual, por lo que hay que reaccionar enfocándose en digitalizar una nueva gama de controles para esa familia en de productos en concreto. Un nuevo cambio de turno conlleva también la adquisición de más dispositivos tecnológicos para cubrir la imputación de datos durante este nuevo turno.
Un proyecto de implementación requiere de un análisis continuo para evitar la obsolescencia y estancarse por el camino.
5. El personal
Las personas adecuadas
La elección correcta del equipo es crucial para el éxito de un proyecto de implementación digital en línea. A menudo, se comete el error de pensar que aquellos individuos que tienen un alto rendimiento en sus funciones actuales serán los más aptos para un proyecto digital.
Sin embargo, la productividad en una tarea no garantiza la adaptabilidad o aptitud en un entorno digital. Las habilidades requeridas para un proyecto de este tipo pueden variar considerablemente de las habilidades cotidianas que alguien podría haber demostrado previamente.
Es esencial reconocer que existen diferentes perfiles dentro de un equipo. Por un lado, están los perfiles operativos, aquellos que ejecutan tareas específicas y que son excelentes en la operación diaria. Pero un proyecto de digitalización también necesita perfiles más analíticos, personas que puedan observar el panorama general, entender los flujos de datos y aportar ideas innovadoras para mejorar procesos.
Estas personas analíticas pueden identificar oportunidades y desafíos que otros podrían pasar por alto. Por lo tanto, al formar un equipo para una implementación digital, es vital equilibrar estas habilidades y encontrar la combinación correcta que asegure el éxito del proyecto.
