Auditorías de mantenimiento

En cualquier proceso existe el reto de cumplir con los procedimientos de trabajo predefinidos y de asegurarse de que las tareas están estandarizadas y se ejecutan proactivamente. Para garantizar que se está haciendo lo correcto, la empresa necesita implantar una serie de evaluaciones sistemáticas mediante un sistema de auditorías de mantenimiento.

«A través de las auditorías de mantenimiento se pueden extraen datos de gran utilidad a la hora de conocer el estado de los sistemas de gestión de mantenimiento, siendo de gran ayuda para las empresas que necesiten medir y mejorar la eficiencia de los mismos.»

El objetivo es claro: averiguar en qué situación se encuentra un departamento determinado, encontrar los puntos de mejora, y definir las acciones correctivas necesarias para mejorar los resultados. Para ello es clave seguir una serie de pasos que garanticen el éxito de la auditoría de mantenimiento:

1. Fase preparatoria:
   1. Elegir documentos que puedan servir de ayuda al ejecutar la auditoría.
   2. Crear un plan de la auditoría
   3. Difundir información relacionada con el plan y el ámbito de aplicación, especialmente al personal de mantenimiento implicado en la auditoría.
2. Ejecución de la auditoría
   1. Evaluar y controlar la situación sobre el terreno
   2. Detectar si existen desviaciones o errores y evaluar el impacto que tienen estos sobre los objetivos preestablecidos a través de un Issue list.
   3. Investigación sobre el origen de los errores.
   4. Difusión de los resultados de la auditoría al personal de mantenimiento implicado, quien también puede aportar sus propias observaciones al auditor.
3. Explotación de la auditoría
   1. Elaborar un informe definitivo de la auditoría y comunicarlo al departamento de mantenimiento.
   2. El departamento de mantenimiento debe hacer balance de las conclusiones y elaborar un plan de acción para corregir o mejorar los aspectos afectados. Esto se transmite al departamento encargado de realizar auditoría y este emite un dictamen sobre si estas medidas son adecuadas o no, y, si lo considera necesario, puede proponer crear una nueva auditoría (auditoría de seguimiento).

Todo este proceso puede ser más o menos sencillo de gestionar, en función de las herramientas disponibles. Las plataformas SaaS como Kapture.io disponen de módulos específicamente diseñados para facilitar las auditorías de mantenimiento, que pueden gestionarse en tiempo real, por cualquier usuario autorizado, utilizando los templates personalizados y generando issue list para cada uno de los procesos auditados.

Define, captura, analiza, actúa.